Составляем должностную инструкцию специалиста по кадрам

Несмотря на то, что закон не требует составления должностной инструкции (ДИ), вам всё же стоит задуматься об этом. Давайте разберёмся, почему она нужна, какие пункты в неё входят и как её составить, на примере должностной специалиста по кадрам. Все подробности – в статье от Ирины Геацинтовой, руководителя отдела кадров Newstaff.

Что такое должностная инструкция специалиста по кадрам?

Это документ, в котором перечислены требования к специалисту, его ответственность, а также права и обязанности. Содержание может отличаться в разных компаниях из-за специфики организации, задач кадровика и того, придерживаются ли в этой организации профстандарта.

Нужна ли вашей компании ДИ?

В коммерческих компаниях она не обязательна, но её наличие значительно облегчит жизнь HR-менеджеру и самим специалистам. Иначе на работу могут взять неподходящего претендента, а потом возложить на него лишние обязанности. Поэтому лучше не ограничиваться одним трудовым договором, а составлять ещё и ДИ.

Должностные обязанности специалиста по кадрам

В этом пункте необходимо перечислить все обязанности, опираясь на профстандарт специалиста по управлению персоналом (утверждён Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н), Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утверждён Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) и Квалификационный справочник (утверждён Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37).

Вот несколько обязанностей кадровика, указанных в Квалификационном справочнике:

1) подбор, отбор, расстановка кадров;

2) изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала, а также документации;

3) информирование работников об имеющихся вакансиях;

4) участие в работе по адаптации новых сотрудников;

5) контроль своевременного оформления приёма, перевода и увольнения работников и т.д.

Особенности, о которых не стоит забывать в 2023 году:

1) в перечне проверяемых кадровиком документов при приёме на работу нужно прописать электронные трудовые книжки;

2) отсутствие на работе в день посещения медучреждения необходимо подтверждать справкой, поэтому у кадровиков в ДИ должна быть прописана обязанность оформлять документы по диспансеризации;

3) не забудьте добавить обязанности по проверке заявлений на выплату пособий (чтобы избежать ошибок и лишней волокиты), по ознакомлению работников с приказами и разработке кадровых документов.

НО! Не копируйте все обязанности, если в вашей организации у кадровика они несколько отличаются. Лучше адаптируйте под себя. И не стоит приписывать к перечню «выполнение иных распоряжений», это слишком расплывчатое определение, которое может выходить за рамки договора, а значит, грозить нарушением ТК.

Права специалиста по кадрам

Он имеет право:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Требования специалиста по кадрам

Требованием к квалификации кадровика в Квалификационном справочнике обозначено высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы. Но и уровень образования работника, и опыт работы каждый работодатель может определить самостоятельно. Также: прописывая требования, можно основываться на квалификационных характеристиках из ЕКС.

Ответственность специалиста по кадрам

В этом разделе прописываются все виды ответственности такого работника в рамках его обязанностей. Кадровик несёт ответственность в следующих случаях:

1) ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей, предусмотренных ДИ (ТК РФ);

2) совершение правонарушений в процессе осуществления своей деятельности (КоАП РФ, УК РФ, ГК РФ);

3) причинение материального ущерба (ТК РФ, ГК РФ);

4) ненадлежащее исполнение распоряжений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей;

5) разглашение персональных данных работников;

6) несоблюдение техники безопасности и др.

Вот что из себя представляет должностная инструкция специалиста по кадрам. Её можно взять за основу при составлении ДИ других работников.

Кстати, на сайте https://www.newstaff.ru/ мы регулярно выкладываем статьи, которые обязательно будут вам полезны, так что заглядывайте почаще. А если вам нужна профессиональная консультация, то вы всегда можете связаться с менеджерами Newstaff.

Предлагаем услуги по инвентаризации склада.